• +420 602 525 236
  • info@semtix.cz
    Logo SemtixLogo SemtixLogo SemtixLogo Semtix
    • Služby
      • Strategie a analytika
      • Tvorba webových stránek
      • Obsahový marketing
      • Správa PPC
      • Správa sociálních médií
      • Webové aplikace
      • Webhosting
      • Emailové kampaně
    • O nás
    • Reference
    • Blog
    • Kontakt
    ✕

    Jak převést emaily pod nového poskytovatele?

    • Home
    • SEMTIX Blog
    • E-mail marketing
    • Jak převést emaily pod nového poskytovatele?
    3.10.2018
    Kategorie
    • E-mail marketing
    • Kybernetická bezpečnost
    • Návody
    • Webhosting
    Štítky

    U klientů se poměrně často setkáváme s potřebou, kdy chtějí změnit poskytovatele e-mailových služeb. Typickým příkladem je stav, kdy si klient platí webhosting za pár desetikorun, a k němu má ,,zdarma“ klidně i 100 mailových schránek. Rozdíl oproti samostatně placené emailové službě (ceny začínají na 4USD měsíčně za 1 emailovou adresu, např. na Googlu) je v kvalitě. Pro firmu s 10 zaměstnanci stojí profesionální řešení 40USD měsíčně, tedy cca 10.000,- ročně. Rozhodně si nemyslíme, že se jedná o vyhozené peníze, spíš naopak.

    Rozdíl v nízké kvalitě odfiltrovaných emailů bohužel klienti pociťují pokaždé, kdy se podívají do své emailové schránky a denně jim mazání nabídek viagry sebere i více než 15 minut času. Obvykle ve schránce vedle normální korespondence nalezou desítky nebo stovky spamů, které špatně opečovávaný spam filtr prostě propustí, a z mailové schránky se stává zlo. To je největší důvod, proč pro jakékoliv firemní emaily doporučujeme použít profesionální řešení. Pokud za svůj klid a čas nechcete platit, raději použijte alespoň @gmail.com nebo @seznam.cz, kde filtry fungují o řád lépe.

    Návod na změnu emailového poskytovatele

    Technické kroky se mírně odlišují podle toho, koho si vyberete pro provoz emailů, nicméně základ je vždy stejný.

    1) Dejte si dohromady seznam všech emailů, které používáte

    Vytvořte excelovou tabulku, do které na každý řádek uveďte :

    • jméno majitele schránky – Například Petr Novák
    • emailovou adresu – petr.novak@www.semtix.cz
    • všechny aliasy – pn@www.semtix.cz, petr@www.semtix.cz, pnovak@www.semtix.cz
    • pokud nechcete měnit heslo a víte ho, tak i heslo (o bezpečnosti zde nyní nepolemizujeme)

    Pozor – nemyslete jen na Outlook, který vidíte před sebou. Můžete mít „zapomenuté“ emaily, nebo aliasy určené pro staré akce probíhající před lety, které již nejsou aktuální, ale emaily na ně mohou chodit dál. Například:

    • jakékoliv reklamní činnosti v minulosti – billboardy, staré letáky, rádio, online reklama
    • web – typicky je to info@, dost často se ale používá vlastní email k odesílání formulářů směrem z webu do firmy apod.
    • aliasy bývalých zaměstnanců
    • pokud nemáte svého vlastního správce sítě, nebo není u vás na firmě nikdo technicky zdatný, do Excelové tabulky doplňte také jméno a heslo pro přihlášení na Teamviewer (program pro vzdálenou správu PC, který si stáhněte a nainstalujte)

    Ať už získáte tuto tabulku jakkoliv (sestavíte ji sami, exportem od bývalého poskytovatele, od vašeho ajťáka, apod), je pro celý převod e-mailů naprosto zásadní. Dejte si na ní záležet, po dokončení převodu typicky nikdo nebude kontrolovat, jestli přicházíte např. o poptávky z webu, kde byl speciální e-mail. To zjistíte, až vám bude divné, že poptávky přestaly chodit.

    2) Sežeňte všechny potřebné kontakty a přístupy

    Kromě excelové tabulky s emaily budete potřebovat:

    • Přístup k doméně, tedy telefonický / emailový kontakt
      – u větších firem co mají vlastní DNS servery kontakt na někoho, kdo u domény přepne nastavení na nový server
      – u ostatních přístupy k nastavení domény, tj. adresu webové stránky kde lze provádět nastavení domény (klasicky provozovatelé hostingu nebo registrátoři domén např. Amazon, Active24,  Regzone.cz, či další)
    • IT správce sítě, technicky zdatný člověk – někdo, kdo dokáže nastavit na všech vaších počítačích nastavení nové pošty
    • pokud nemáte správce IT k dispozici, zajistěte aby byly puštěné všechny PC + spuštěný TeamViewer, s tím, že do tabulky dáte i přístupy pro teamviewer na jednotlivé počítače

    3) Dohodněte si čas, kdy je optimální emaily přepnout

    Tento krok je velmi důležitý. Aby vaši obchodní partneři ani zaměstnanci nebyli zmatení, že jim nechodí elektronická pošta, je nutné, aby bylo vše velmi dobře připravené. Důvod je ten, že v době, kdy emailové řešení ,,přetahujete“ od jednoho poskytovatele k druhému, chodí maily do schránek někdy na servery starého, a někdy na nového poskytovatele. Ideální doba na přepnutí je dle našich zkušeností pátek, kdy o víkendu dojde k přepnutí, a vaši zaměstnanci to ,,přetrpí“, pokud v pátek odpoledne nefunguje jejich základní pracovní nástroj.

    4) Jdeme na věc

    Jakmile máte vše pohromadě a víte termín, stačí již jen pár kroků.

    1. v novém emailovém systému vám budou vytvořeny staronové emailové schránky – ty jsou u běžně řešených převodů mailů prázdné, nenajdete tam staré emaily
    2. poté je vám zaslán seznam mailovek, které jsou na novém serveru vytvořeny, spolu s heslem. Součástí toho je také návod a informace, jak nastavit Outlook  / Thunderbird na nové servery. Například to mají pěkně popsáno na Seznamu.
    3. V tuto chvíli je práce na vašem ajťákovi (nebo zpřístupníte dočasně vzdálenou správu PC) – do všech počítačů, kam chodí původní pošta, je nutné přidat nový emailový účet. Ten bude přijímat emaily z úplně stejné schránky, ale z nového serveru (tedy např. petr.novak@www.semtix.cz). Starou emailovou schránku v žádném případě nemažte, protože než se vše aktualizuje, může do ní ještě několik dní chodit pošta přes starého poskytovatele.
    4. Nezapomeňte svému IT správci připomenout, že kromě příchozí pošty má také nastavit SMTP server pro odchozí poštu – typicky po ,,úspěšném“ nastavení emailů přestane po několika dnech jinak chodit odchozí pošta.
    5. Jakmile jsou všechny PC nastaveny na příjem nové pošty, změní se nastavení domény tak, aby emaily k doméně směřovaly na nového poskytovatele. Od té doby začnou nové emaily chodit postupně na servery nového poskytovatele, a čím dál méně na toho starého. Nastavení domény se liší podle poskytovatele řešení a není předmětem tohoto článku.
    6. Po cca týdnu můžete staré nastavení mailovky z Outlooku buď smazat, nebo ponechat kvůli archivaci starých emailů.

    A je to. Na konci tohoto procesu získáte funkčnější, lépe zajištěné emaily s minimem otravného spamu, a získáte více volného času. Takže ještě jednou sumarizace hlavních kroků:

    1) dejte si dohromady seznam všech emailů a aliasů, které používáte
    2) sežeňte všechny potřebné kontakty a přístupy potřebné pro nastavení
    3) dohodněte si čas převodu, tj. kdy je optimální emaily přepnout
    4) na tuto dobu si zajistěte ajťáka, nebo spuštěné počítače s povoleným dálkovým přístupem (u nás preferujeme spuštěný program TeamViever)
    5) zkontrolujte si funkčnost a průchodnost emailů po provedeném převodu

    Ptáte se jakého poskytovatele emailového řešení zvolit? Zeptejte se

    Potřebujete nainstalovat a spustit TeamViever? Podívejte se jak na to.

    Petr Rozsypal
    Petr Rozsypal
    Internet a jeho kouzlo jsem objevil v roce 1998, kdy ještě neexistovaly vyhledávače. Od té doby mě živí a fascinuje zároveň. Pokud se mě zeptáte na cokoliv z oblasti vývoje a provozu online projektů, fungování vyhledávačů, internetové reklamy či obecně principů online podnikání, je velká šance že vám správně odpovím mnohem dřív než Google.

    Další články

    Ing. Petr Rozsypal Seminář o kybernetické bezpečnosti SEMTIX s.r.o.
    10.10.2024

    Seminář : Základy kybernetické bezpečnosti ve firmě


    Číst dále
    Používáte akceptační testy?
    29.6.2021

    Používáte akceptační testy?


    Číst dále
    2FA: proč zapnout dvoufaktorové zabezpečení a jak to udělat
    12.11.2020

    2FA: proč zapnout dvoufaktorové zabezpečení a jak to udělat


    Číst dále

    Chcete využít naše znalosti?
    Prvním krokem
    je kontakt.

    Kontaktovat

    info@semtix.cz

     602 525 236

    Služby

    • Strategie a analytika
    • Tvorba webových stránek
    • Obsahový marketing
    • Správa sociálních médií
    • PPC
    • Webové aplikace
    • Webhosting
    • Emailové kampaně

    Sdílejte článek

    Jestli se Vám tato stránka líbí, věnujte nám pár vteřin a sdílejte. Děkujeme.

    Logo Semtix

    SEMTIX s.r.o.
    Barvířská 31/8
    460 0 Liberec

    Rychlý kontakt

     info@semtix.cz

     602 525 236

    Služby navíc

    Audit zdarma

    Nápověda WordPress

    Pro neziskové organizace

    Odkazy

    Cookies

    GDPR

    Propojte se s námi

    Hodnocení klientů
    Spojte se s námi

    Služby

    Strategie a analytika

    Tvorba webových stránek

    Obsahový marketing

    Správa PPC

    Správa sociálních médií

    Webové aplikace

    Webhosting

    Emailové kampaně

    © 2025 SEMTIX s.r.o.

    Nastavení cookies

      Cookies a GDPR
      Abychom poskytli co nejlepší služby, používáme k ukládání a/nebo přístupu k informacím o zařízení, technologie jako jsou soubory cookies. Souhlas s těmito technologiemi nám umožní zpracovávat údaje, jako je chování při procházení nebo jedinečná ID na tomto webu.
      Funkční Always active
      Technické uložení nebo přístup je nezbytně nutný pro legitimní účel umožnění využívání konkrétní služby, o kterou účastník nebo uživatel výslovně požádal, nebo výhradně pro účely přenosu komunikace prostřednictvím sítě elektronických komunikací.
      Preferences
      Technické ukládání nebo přístup je nezbytný pro legitimní účely ukládání preferencí, které si účastník nebo uživatel nevyžádal.
      Statistické
      The technical storage or access that is used exclusively for statistical purposes. Technické ukládání nebo přístup, který se používá výhradně pro statistické účely.
      Marketing
      Technické ukládání nebo přístup je nutný k vytvoření uživatelských profilů pro zasílání reklamy nebo ke sledování uživatele na webových stránkách nebo na několika webových stránkách pro podobné marketingové účely.
      Manage options Manage services Manage {vendor_count} vendors Read more about these purposes
      Upravit
      {title} {title} {title}