Jak převést emaily pod nového poskytovatele?

U klientů se poměrně často setkáváme s potřebou, kdy chtějí změnit poskytovatele e-mailových služeb. Typickým příkladem je stav, kdy si klient platí webhosting za pár desetikorun, a k němu má ,,zdarma” klidně i 100 mailových schránek. Rozdíl oproti samostatně placené emailové službě (ceny začínají na 4USD měsíčně za 1 emailovou adresu, např. na Googlu) je v kvalitě. Pro firmu s 10 zaměstnanci stojí profesionální řešení 40USD měsíčně, tedy cca 10.000,- ročně. Rozhodně si nemyslíme, že se jedná o vyhozené peníze, spíš naopak.

Rozdíl v nízké kvalitě odfiltrovaných emailů bohužel klienti pociťují pokaždé, kdy se podívají do své emailové schránky a denně jim mazání nabídek viagry sebere i více než 15 minut času. Obvykle ve schránce vedle normální korespondence nalezou desítky nebo stovky spamů, které špatně opečovávaný spam filtr prostě propustí, a z mailové schránky se stává zlo. To je největší důvod, proč pro jakékoliv firemní emaily doporučujeme použít profesionální řešení. Pokud za svůj klid a čas nechcete platit, raději použijte alespoň @gmail.com nebo @seznam.cz, kde filtry fungují o řád lépe.

Návod na změnu emailového poskytovatele

Technické kroky se mírně odlišují podle toho, koho si vyberete pro provoz emailů, nicméně základ je vždy stejný.

1) Dejte si dohromady seznam všech emailů, které používáte

Vytvořte excelovou tabulku, do které na každý řádek uveďte :

• jméno majitele schránky – Například Petr Novák
• emailovou adresu – petr.novak@semtix.cz
• všechny aliasy – pn@semtix.cz, petr@semtix.cz, pnovak@semtix.cz
• pokud nechcete měnit heslo a víte ho, tak i heslo (o bezpečnosti zde nyní nepolemizujeme)

Pozor – nemyslete jen na Outlook, který vidíte před sebou. Můžete mít “zapomenuté” emaily, nebo aliasy určené pro staré akce probíhající před lety, které již nejsou aktuální, ale emaily na ně mohou chodit dál. Například:

• jakékoliv reklamní činnosti v minulosti – billboardy, staré letáky, rádio, online reklama
• web – typicky je to info@, dost často se ale používá vlastní email k odesílání formulářů směrem z webu do firmy apod.
• aliasy bývalých zaměstnanců
• pokud nemáte svého vlastního správce sítě, nebo není u vás na firmě nikdo technicky zdatný, do Excelové tabulky doplňte také jméno a heslo pro přihlášení na Teamviewer (program pro vzdálenou správu PC, který si stáhněte a nainstalujte)

Ať už získáte tuto tabulku jakkoliv (sestavíte ji sami, exportem od bývalého poskytovatele, od vašeho ajťáka, apod), je pro celý převod e-mailů naprosto zásadní. Dejte si na ní záležet, po dokončení převodu typicky nikdo nebude kontrolovat, jestli přicházíte např. o poptávky z webu, kde byl speciální e-mail. To zjistíte, až vám bude divné, že poptávky přestaly chodit.

2) Sežeňte všechny potřebné kontakty a přístupy

Kromě excelové tabulky s emaily budete potřebovat:

• Přístup k doméně, tedy telefonický / emailový kontakt
  – u větších firem co mají vlastní DNS servery kontakt na někoho, kdo u domény přepne nastavení na nový server
  – u ostatních přístupy k nastavení domény, tj. adresu webové stránky kde lze provádět nastavení domény (klasicky provozovatelé hostingu nebo registrátoři domén např. Amazon, Active24,  Regzone.cz, či další)
• IT správce sítě, technicky zdatný člověk – někdo, kdo dokáže nastavit na všech vaších počítačích nastavení nové pošty
• pokud nemáte správce IT k dispozici, zajistěte aby byly puštěné všechny PC + spuštěný TeamViewer, s tím, že do tabulky dáte i přístupy pro teamviewer na jednotlivé počítače

3) Dohodněte si čas, kdy je optimální emaily přepnout

Tento krok je velmi důležitý. Aby vaši obchodní partneři ani zaměstnanci nebyli zmatení, že jim nechodí elektronická pošta, je nutné, aby bylo vše velmi dobře připravené. Důvod je ten, že v době, kdy emailové řešení ,,přetahujete” od jednoho poskytovatele k druhému, chodí maily do schránek někdy na servery starého, a někdy na nového poskytovatele. Ideální doba na přepnutí je dle našich zkušeností pátek, kdy o víkendu dojde k přepnutí, a vaši zaměstnanci to ,,přetrpí”, pokud v pátek odpoledne nefunguje jejich základní pracovní nástroj.

4) Jdeme na věc

Jakmile máte vše pohromadě a víte termín, stačí již jen pár kroků.

1. v novém emailovém systému vám budou vytvořeny staronové emailové schránky – ty jsou u běžně řešených převodů mailů prázdné, nenajdete tam staré emaily
2. poté je vám zaslán seznam mailovek, které jsou na novém serveru vytvořeny, spolu s heslem. Součástí toho je také návod a informace, jak nastavit Outlook  / Thunderbird na nové servery. Například to mají pěkně popsáno na Seznamu.
3. V tuto chvíli je práce na vašem ajťákovi (nebo zpřístupníte dočasně vzdálenou správu PC) – do všech počítačů, kam chodí původní pošta, je nutné přidat nový emailový účet. Ten bude přijímat emaily z úplně stejné schránky, ale z nového serveru (tedy např. petr.novak@semtix.cz). Starou emailovou schránku v žádném případě nemažte, protože než se vše aktualizuje, může do ní ještě několik dní chodit pošta přes starého poskytovatele.
4. Nezapomeňte svému IT správci připomenout, že kromě příchozí pošty má také nastavit SMTP server pro odchozí poštu – typicky po ,,úspěšném” nastavení emailů přestane po několika dnech jinak chodit odchozí pošta.
5. Jakmile jsou všechny PC nastaveny na příjem nové pošty, změní se nastavení domény tak, aby emaily k doméně směřovaly na nového poskytovatele. Od té doby začnou nové emaily chodit postupně na servery nového poskytovatele, a čím dál méně na toho starého. Nastavení domény se liší podle poskytovatele řešení a není předmětem tohoto článku.
6. Po cca týdnu můžete staré nastavení mailovky z Outlooku buď smazat, nebo ponechat kvůli archivaci starých emailů.

A je to. Na konci tohoto procesu získáte funkčnější, lépe zajištěné emaily s minimem otravného spamu, a získáte více volného času. Takže ještě jednou sumarizace hlavních kroků:

1) dejte si dohromady seznam všech emailů a aliasů, které používáte
2) sežeňte všechny potřebné kontakty a přístupy potřebné pro nastavení
3) dohodněte si čas převodu, tj. kdy je optimální emaily přepnout
4) na tuto dobu si zajistěte ajťáka, nebo spuštěné počítače s povoleným dálkovým přístupem (u nás preferujeme spuštěný program TeamViever)
5) zkontrolujte si funkčnost a průchodnost emailů po provedeném převodu

Ptáte se jakého poskytovatele emailového řešení zvolit? Zeptejte se

Potřebujete nainstalovat a spustit TeamViever? Podívejte se jak na to.