Co je Basecamp a proč byste to s emaily neměli přehánět?

Basecamp je aplikace, která je z velké části zodpovědná za naši efektivitu. A našim klientům se velmi líbí, když jim dokážeme díky ušetřenému času udělat webové stránky za lepší cenu, spravovat efektivněji reklamní kampaně, nebo smysluplně řídit celé obsahové strategie. Neztrácíme totiž čas chaotickou komunikací. Přestože máme s programováním téměř 20 let zkušeností, Basecamp je aplikací, kterou si rádi pronajímáme a pracujeme s ní v podstatě již od počátku naší firemní existence. A rozhodně to nechceme měnit. Přístup do Basecampu a do firemního cloudu jsou první 2 věci, které na počátku spolupráce nastavíme a zpřístupníme všem klientům. Pojďme si vysvětlit přednosti tohoto způsobu organizace práce. Několik minut čtení vás možná inspiruje a ukáže, že i ve vaší firmě může najít Basecamp (nebo některá z jeho alternativ) bohaté uplatnění.

Počet klientů Basecampu v čase

Trocha historie: Basecamp vznikl jako interní agenturní nástroj

Basecamp původně vznikl jako interní nástroj americké online agentury 37signals pro účely interní organizace práce. To se psal rok 2004. Díky následnému vývoji a v té době poměrně inovativnímu systému práce se z Basecampu stal, i díky virálnímu šíření, produkt určený pro veřejnost. Byl natolik úspěšný, že firma přestala dělat klasickou agenturní a konzultační činnost, a začala se Basecampu věnovat naplno. V roce 2006 do společnosti zainvestovat jistý Jeff Bezos – který má opravdu dobrý čich na skvělé firmy – a který je díky založení a vlastnictví Amazonu aktuálně nejbohatším člověkem na planetě (rok 2020).

Potřebujeme Basecamp, když máme email a telefon?

Vývoj webů, eshopů nebo realizace online marketingových kampaní není organizačně úplně jednoduchá činnost. Poznáte to hned v okamžiku, když se vás slušná agentura (nebo solidní jednotlivec) začnou ptát na spoustu doplňujících informací. A vy na ně nedokážete hned na začátku odpovědět. Není to stejná práce, jako zadat vytvoření loga, reklamního poutače, billboardu či vizitek, kdy existuje jednoduchý model JÁ ZADÁM – TY UDĚLÁŠ – JÁ ZAPLATÍM. V podstatě se jedná o rozdíl ve vývoji na principu vodopádový způsob -vs.- agilní metodika.

Například vývoj webů u nás spočívá ve více než 100 jednotlivých úkonech. Mají je na starost jednotliví členové týmu. Pokud chcete dělat weby pořádně a nechcete na nic zapomenout, jednou prostě přijde moment, kdy všechny informace v hlavě neudržíte. Zapadnou i na Skype, Whatsappu či v emailech. Namátkou můžeme zmínit několik základních opakujících se záležitostí: zajištění a zprovoznění domény, zprovoznění emailů, vytvoření grafiky, nastavení fakturace, komunikace a tvorba obsahu webu – a mnoho dalších, drobných úkolů, díky kterým potom web vznikne. I u jednoduchého webu je velká chyba domnívat se, že nikdo nebude mít žádné připomínky a vše se ,,sfoukne“ po pár emailech.

Práce nad projekty je zpravidla kolektivním dílem

Většinou se projektů účastní více než jedna osoba. Ať už se jedná o tvorbu webu, přípravu školení, tvorbu interního informačního systému, realizace marketingové kampaně nebo čehokoliv dalšího. Minimálně jsou to klient (zadavatel) a tvůrce (freelancer, agentura nebo interní oddělení).

Ruce pryč od firem bez dobré organizace práce

Někteří specialisté-freelanceři (kteří mají často zakázek vysoce nad hlavu), ale i agentury, nebo naopak i klienti nebo rovnou celé firmy, se ještě nedokázali odpoutat od starého systému práce email-telefon. Vznikají potom často problémy a můžeme slyšet opakující se výtky – programátor nereaguje na email, nereaguje na zadání, už ani nebere telefony, z věcí, co klient poslal, není na webu po roce ani půlka. A při konfrontaci slyšíme z druhé strany od vývojáře postesknutí, že o půlce věcí v zadání ani nevěděl, druhou půlku odmítá dělat, protože se nejedná o jasné zadání, komunikace drhne a v nejhorším případě klient už ani neplatí. Připomíná vám to něco?

I takto může podle někoho může probíhat projektové řízení

Chápeme, že není snadné změnit přístup a začít používat nový software. Že léty zavedené postupy se těžko mění a vyžaduje to značné úsilí. Pokud ale nedojde k dohodě a akceptaci systému pro organizaci práce – ať je to větší řešení jako Basecamp – nebo i prostý seznam úkolů (kdo zná, tak RIP Wunderlist), obvykle nastane problém. Řízení projektů může skončit noční můrou jako na obrázku výše. Černý text je zadání od klienta, oplusované, a patričně obarvené jsou odpovědi protistrany, zeleně jsou pak označené nové nápady a dodělávky, které vzniknou často i uprostřed tvorby původně jednoduchého webu. Po několika kolečkách emailů typicky jednu stranu přestane celá komunikace bavit, nebo dojdou barvy. A je problém. I prostá odpověď ANO/NE vyžaduje znalost předchozí komunikace, čas na vyseparování nových požadavků z komunikace, atd.

I malinký úkol se může pěkně rozjet

Basecamp výše uvedené problémy řeší tím, že umožňuje vytvářet přehledný systém úkolů, který vidí každý z účastníků projektu, včetně klienta a jeho zaměstnanců, případně včetně třetí strany (psycholog, grafik, kodér, systémový integrátor). Představte si výše uvedený email, který je rozporcovaný do jednotlivých úkolů. Může se k nim vyjádřit klient, freelancer, projektový manažer, programátor, ředitel, účetní, SEO specialista či kdokoliv jiný. Namísto emailů je každý požadavek zaveden v projektu jako samostatný úkol (i kdyby na 10 minut), ke kterému je možnost vést diskusi. Kouzlo je v tom, že samostatný úkol má vlastní vlákno a případná komunikace nepožírá pozornost a čas ostatních účastníků projektu.

Přehledný seznam úkolů v BaseCampu

Namísto emailu, kde postupně rozsah obsahu v komunikaci silně narůstá, jsou v BaseCampu (obrázek výše) rozděleny všechny úkoly do podrobností. Ať se to týká výměny loga, změny kontaktní stránky, vytvoření nové reklamní kampaně či čehokoliv dalšího. Můžete si říkat, že kvůli malé úpravičce a novému požadavku nemá smysl lézt do Basecampu a řešit byrokracii. Je to pravda, ale pouze do té doby,než

• se takové úpravičce musí věnovat více lidí
• se k takové úpravičce naváže další komunikace (úpravy, změny)

V obou případech výše se pak z emailu, skype nebo telefonu stává nesmyslný prostředek pro zadávání úkolů, díky kterému ztrácejí čas všichni zúčastnění.

Transparentní odpovědnost – kdo projekt brzdí?

Může se stát, že původní primitivní zadání přes email se rozroste do desítek úkolů, které je potřeba dokončit. Představte si projekt, kde je v zadání několik desítek ,,oprav“ a dodělávek jen z hlediska obsahu, programování a dalšího. Do toho namíchejte různé přihlašovací údaje přítomné v emailové komunikaci a vyjádření všech stran ke konkrétnímu úkolu. Ve výsledku dostanete projekt, který může skončit na tom, že se už jednotlivé strany nedokáží domluvit. Oproti tomu:

• s BaseCampem zavedete systém a pořádek
• podaří se díky lépe řízené komunikaci snížit časy a projekt může stát daleko méně
• ušetříte si nervy dohledáváním emailů, údajů, příloh a odpovídáním
• to, co je v BaseCampu, se jednoduše nedá ,,okecat“ – úkol existuje až do vyřešení včetně konkrétní personální odpovědnosti

Konkrétní úkol, přiřazený konkrétnímu člověku, přehledně a jasně.

Čistá hlava, bez takového toho večerního přemýšlení

Jestli něco BaseCamp a jemu podobné systémy dokázaly, tak zkvalitnit život lidem zabývajícím se prací nad různými projekty. Kdo podobný systém práce jednou zkusil, může potvrdit, že není nic lepšího, než po odchodu z práce mít ten luxus večer nemyslet na práci a na čem je třeba pracovat zítra. Po přihlášení je totiž jednoduše vidět, které úkoly na projektu nejsou dodělané, které jsou komu přiřazeny, kdo jaký úkol dokončil.

BaseCamp není jen seznam úkolů, ale propracovaný systém

Zatím byla řeč pouze o úkolech, které řeší komunikaci v týmu. Podívejme se na další výborné části systému.

Docs & files

Neboli úložiště na dokumenty. Jedná se o menší náhradu za například Google Dokumenty nebo reálné cloudové úložiště. Existuje možnost vytváření složek a BaseCamp je téměř bezedný z hlediska kapacity.

Message Board

Náhrada chatů typu Skype, WhatsApp a dalších pro firemní použití. Tzn. každý účastník projektu může otevřít chat na konkrétní téma a upřesnit si názory ostatních. Výhoda je, že takový chat uvidí každý, kdo se projektu účastní. V případě, že se do projektu zapojí například nový zaměstnanec, může v Basecampu najít cennou historii komunikace projektu – což je něco, co mu externí chatovací aplikace nenabídne.

Schedule

Přehledný kalendář, který každému zobrazuje seznam úkolů (to-do’s) v chronologickém pořadí a kalendáři. Navíc si může každý seznam úkolů vyexportovat do Google Kalendáře, Outlooku nebo iCal formátu.

Project Activity

Celkový pohled na aktivitu projektu – jinými slovy přehled všeho, co se v projektu děje a kdo co vkládá/řeší. Od komentářů, uložených dokumentů, založených úkolů

Hlavní obrazovka projektu v Basecamp s plnými možnostmi

I když BaseCamp „prostě“ nechcete

I na to BaseCamp myslí. V 37signals pochopili, že ne každý chce hned měnit systém práce, nebo se učit s BaseCampem jen kvůli jednomu projektu. Basecamp například při práci s námi můžete používat i přesto, že se do něj nikdy nepřihlásíte. Vše, co se totiž v Basecampu děje, můžete automaticky propojit s emailovou komunikací, pokud se jí nechcete vzdát. Odpovědí na něj (a NEMAZÁNÍ zachování hlavičky a patičky) se pak fakticky do BaseCampu přidá odpověď na úkol stejně, jako když odpovídáte přímo v aplikaci Basecampu. Stačí v projektu v BaseCampu zapnout funkci ,,Email Forwards“ a je hotovo.

Pikové eso – systémová integrace a Basecamp

BaseCamp také velmi hojně těží ze své masové popularity. Princip je podobný, jako mobilní operační systémy Android -vs.- Windows Mobile. Android, který v podstatě zdecimoval svět mobilních telefonů, se dnes těší maximální pozornosti vývojářů mobilních aplikací, zatímco Windows Mobile byl jako projekt ukončen. A stejně tak Basecamp se svými více jak 3.000.000 předplatiteli poskytuje cenné podhoubí pro vznik dalších a dalších aplikací, které se mohou k jeho popularitě připojit. Právě proto Basecamp poskytuje API (programovatelné rozhraní), které umožňuje externím aplikacím reagovat na téměř libovolnou akci, která se na BaseCampu odehraje. Díky externím aplikacím, nebo vlastnímu vývoji tak na základní systém můžete mít připojené specializované aplikace na měření času, ještě lepší proces z hlediska agilního vývoje (software, marketing), můžete se propojit s dalšími či dokonce konkurenčními platformami (někdo používá Slack, někdo Trello) a automaticky si vyměňovat úkoly bez zásahu lidské práce. Propojení na fakturační systémy, vývoj software, automatické zadávání ticketů týkající se problémů s webem, oprav a mnoho dalšího.

Co vše se dá napojit na Basecamp?

BaseCamp zdarma

Basecamp je jednou z aplikací, kterou jako agentura automaticky poskytujeme našim klientům. Je to přímá součást našich služeb, ať po dobu vývoje webu, během realizace obsahové strategie, nebo v rámci PPC marketingu. Pracujeme v plné verzi, kde mohou i naši klienti využívat všechny možnosti, které BaseCamp nabízí – zdarma, bez navýšení ceny. S BaseCampem u nás můžete počítat.

Trocha negativity

BaseCamp má i některé nedostatky. Největším je absence jiného jazyka, než je angličtina. Chápeme, že se jedná o aplikaci založenou v USA, samozřejmě. Na druhou stranu přiznáváme, že díky tomu není BaseCamp použitelný úplně pro každého. Přece jen, kompletní prostředí v českém jazyce by systému velmi slušelo a věřím, že by se našla spousta jedinců, kteří by těch pár stovek frází byli schopni přeložit do svého jazyka i zdarma. Bohužel, v této době nic takového není možné. Dalším neduhem může být pro někoho absence dílčích funkcí, například měření času nad projekty nebo doplňky řešící konkrétní styly práce (Kanban plachta a mnoho dalšího). Toto vše se dá ovšem do Basecampu integrovat za pár minut díky zmíněným rozšířením.

Když máte 3 miliony platících uživatelů, zřejmě si již můžete dovolit i ignorovat zpětnou vazbu od zanedbatelných zemí 🙂

Pokud dokážete tolerovat těch několik nedostatků, může se vám to mnohonásobně vrátit, stejně jako nám. Víme o adekvátních alternativách v češtině, ale žádná z nich prozatím nedokázala nahradit obrovskou popularitu za hranicemi ČR, kde je na BaseCamp zvyklá spousta lidí. Včetně například milionů vývojářů, grafiků, programátorů, překladatelů – a v případě, že některého z nich potřebujeme zapojit do projektu, není nic jednoduššího, než jej do BaseCampu přizvat. A je jedno, zda je dotyčný z Německa, Indie, nebo z USA. To je už významná přednost pro síťovou práci.

Basecamp je přirozená projektová evoluce

Basecamp není aplikace, která narozdíl od mnoha novodobých startupů a aplikací hlásá, ať zapomenete na email, Skype, Whatsappy a používáte pouze Basecemp. Není to hyper-nadčasová aplikace, která se snaží od základu změnit styl, jak kompletně máte fungovat na internetu. Díky původnímu cílení na klienty a agentury se snaží do vzájemného fungování přinést potřebný řád. A pokud vás přeci jen v nějaké fázi přestane Basecamp bavit, můžete si všech 500GB (což je velikost dat, co tam můžete mít uloženo) kdykoliv stáhnout a nahrát třeba do vlastního systému pro řízení projektů. My to zatím rozhodně neplánujeme. 🙂