BaseCamp je skvělý pomocník s organizací práce

Co je Basecamp a proč byste to s emaily neměli přehánět?

Doba čtení: 10 min

Basecamp je aplikace, která je z velké části zodpovědná za naši efektivitu. A našim klientům se velmi líbí, když jim dokážeme díky ušetřenému času udělat webové stránky za lepší cenu, spravovat efektivněji reklamní kampaně, nebo smysluplně řídit celé obsahové strategie. Neztrácíme totiž čas chaotickou komunikací. Přestože máme s programováním téměř 20 let zkušeností, Basecamp je aplikací, kterou si rádi pronajímáme a pracujeme s ní v podstatě již od počátku naší firemní existence. A rozhodně to nechceme měnit. Přístup do Basecampu a do firemního cloudu jsou první 2 věci, které na počátku spolupráce nastavíme a zpřístupníme všem klientům. Pojďme si vysvětlit přednosti tohoto způsobu organizace práce. Několik minut čtení vás možná inspiruje a ukáže, že i ve vaší firmě může najít Basecamp (nebo některá z jeho alternativ) bohaté uplatnění.

Počet klientů Basecampu v čase

Trocha historie: Basecamp vznikl jako interní agenturní nástroj

Basecamp původně vznikl jako interní nástroj americké online agentury 37signals pro účely interní organizace práce. To se psal rok 2004. Díky následnému vývoji a v té době poměrně inovativnímu systému práce se z Basecampu stal, i díky virálnímu šíření, produkt určený pro veřejnost. Byl natolik úspěšný, že firma přestala dělat klasickou agenturní a konzultační činnost, a začala se Basecampu věnovat naplno. V roce 2006 do společnosti zainvestovat jistý Jeff Bezos – který má opravdu dobrý čich na skvělé firmy – a který je díky založení a vlastnictví Amazonu aktuálně nejbohatším člověkem na planetě (rok 2020).

Potřebujeme Basecamp, když máme email a telefon?

Vývoj webů, eshopů nebo realizace online marketingových kampaní není organizačně úplně jednoduchá činnost. Poznáte to hned v okamžiku, když se vás slušná agentura (nebo solidní jednotlivec) začnou ptát na spoustu doplňujících informací. A vy na ně nedokážete hned na začátku odpovědět. Není to stejná práce, jako zadat vytvoření loga, reklamního poutače, billboardu či vizitek, kdy existuje jednoduchý model JÁ ZADÁMTY UDĚLÁŠJÁ ZAPLATÍM. V podstatě se jedná o rozdíl ve vývoji na principu vodopádový způsob -vs.- agilní metodika.

Například vývoj webů u nás spočívá ve více než 100 jednotlivých úkonech. Mají je na starost jednotliví členové týmu. Pokud chcete dělat weby pořádně a nechcete na nic zapomenout, jednou prostě přijde moment, kdy všechny informace v hlavě neudržíte. Zapadnou i na Skype, Whatsappu či v emailech. Namátkou můžeme zmínit několik základních opakujících se záležitostí: zajištění a zprovoznění domény, zprovoznění emailů, vytvoření grafiky, nastavení fakturace, komunikace a tvorba obsahu webu – a mnoho dalších, drobných úkolů, díky kterým potom web vznikne. I u jednoduchého webu je velká chyba domnívat se, že nikdo nebude mít žádné připomínky a vše se ,,sfoukne“ po pár emailech.

Práce nad projekty je zpravidla kolektivním dílem

Většinou se projektů účastní více než jedna osoba. Ať už se jedná o tvorbu webu, přípravu školení, tvorbu interního informačního systému, realizace marketingové kampaně nebo čehokoliv dalšího. Minimálně jsou to klient (zadavatel) a tvůrce (freelancer, agentura nebo interní oddělení).

Ruce pryč od firem bez dobré organizace práce

Někteří specialisté-freelanceři (kteří mají často zakázek vysoce nad hlavu), ale i agentury, nebo naopak i klienti nebo rovnou celé firmy, se ještě nedokázali odpoutat od starého systému práce email-telefon. Vznikají potom často problémy a můžeme slyšet opakující se výtky – programátor nereaguje na email, nereaguje na zadání, už ani nebere telefony, z věcí, co klient poslal, není na webu po roce ani půlka. A při konfrontaci slyšíme z druhé strany od vývojáře postesknutí, že o půlce věcí v zadání ani nevěděl, druhou půlku odmítá dělat, protože se nejedná o jasné zadání, komunikace drhne a v nejhorším případě klient už ani neplatí. Připomíná vám to něco?

I takto může podle někoho může probíhat projektové řízení

Chápeme, že není snadné změnit přístup a začít používat nový software. Že léty zavedené postupy se těžko mění a vyžaduje to značné úsilí. Pokud ale nedojde k dohodě a akceptaci systému pro organizaci práce – ať je to větší řešení jako Basecamp – nebo i prostý seznam úkolů (kdo zná, tak RIP Wunderlist), obvykle nastane problém. Řízení projektů může skončit noční můrou jako na obrázku výše. Černý text je zadání od klienta, oplusované, a patričně obarvené jsou odpovědi protistrany, zeleně jsou pak označené nové nápady a dodělávky, které vzniknou často i uprostřed tvorby původně jednoduchého webu. Po několika kolečkách emailů typicky jednu stranu přestane celá komunikace bavit, nebo dojdou barvy. A je problém. I prostá odpověď ANO/NE vyžaduje znalost předchozí komunikace, čas na vyseparování nových požadavků z komunikace, atd.

I malinký úkol se může pěkně rozjet

Basecamp výše uvedené problémy řeší tím, že umožňuje vytvářet přehledný systém úkolů, který vidí každý z účastníků projektu, včetně klienta a jeho zaměstnanců, případně včetně třetí strany (psycholog, grafik, kodér, systémový integrátor). Představte si výše uvedený email, který je rozporcovaný do jednotlivých úkolů. Může se k nim vyjádřit klient, freelancer, projektový manažer, programátor, ředitel, účetní, SEO specialista či kdokoliv jiný. Namísto emailů je každý požadavek zaveden v projektu jako samostatný úkol (i kdyby na 10 minut), ke kterému je možnost vést diskusi. Kouzlo je v tom, že samostatný úkol má vlastní vlákno a případná komunikace nepožírá pozornost a čas ostatních účastníků projektu.

Přehledný seznam úkolů v BaseCampu

Namísto emailu, kde postupně rozsah obsahu v komunikaci silně narůstá, jsou v BaseCampu (obrázek výše) rozděleny všechny úkoly do podrobností. Ať se to týká výměny loga, změny kontaktní stránky, vytvoření nové reklamní kampaně či čehokoliv dalšího. Můžete si říkat, že kvůli malé úpravičce a novému požadavku nemá smysl lézt do Basecampu a řešit byrokracii. Je to pravda, ale pouze do té doby,než

  • se takové úpravičce musí věnovat více lidí
  • se k takové úpravičce naváže další komunikace (úpravy, změny)

V obou případech výše se pak z emailu, skype nebo telefonu stává nesmyslný prostředek pro zadávání úkolů, díky kterému ztrácejí čas všichni zúčastnění.

Transparentní odpovědnost – kdo projekt brzdí?

Může se stát, že původní primitivní zadání přes email se rozroste do desítek úkolů, které je potřeba dokončit. Představte si projekt, kde je v zadání několik desítek ,,oprav“ a dodělávek jen z hlediska obsahu, programování a dalšího. Do toho namíchejte různé přihlašovací údaje přítomné v emailové komunikaci a vyjádření všech stran ke konkrétnímu úkolu. Ve výsledku dostanete projekt, který může skončit na tom, že se už jednotlivé strany nedokáží domluvit. Oproti tomu:

  • s BaseCampem zavedete systém a pořádek
  • podaří se díky lépe řízené komunikaci snížit časy a projekt může stát daleko méně
  • ušetříte si nervy dohledáváním emailů, údajů, příloh a odpovídáním
  • to, co je v BaseCampu, se jednoduše nedá ,,okecat“ – úkol existuje až do vyřešení včetně konkrétní personální odpovědnosti

Konkrétní úkol, přiřazený konkrétnímu člověku, přehledně a jasně.

Čistá hlava, bez takového toho večerního přemýšlení

Jestli něco BaseCamp a jemu podobné systémy dokázaly, tak zkvalitnit život lidem zabývajícím se prací nad různými projekty. Kdo podobný systém práce jednou zkusil, může potvrdit, že není nic lepšího, než po odchodu z práce mít ten luxus večer nemyslet na práci a na čem je třeba pracovat zítra. Po přihlášení je totiž jednoduše vidět, které úkoly na projektu nejsou dodělané, které jsou komu přiřazeny, kdo jaký úkol dokončil.

BaseCamp není jen seznam úkolů, ale propracovaný systém

Zatím byla řeč pouze o úkolech, které řeší komunikaci v týmu. Podívejme se na další výborné části systému.

Docs & files

Neboli úložiště na dokumenty. Jedná se o menší náhradu za například Google Dokumenty nebo reálné cloudové úložiště. Existuje možnost vytváření složek a BaseCamp je téměř bezedný z hlediska kapacity.

Message Board

Náhrada chatů typu Skype, WhatsApp a dalších pro firemní použití. Tzn. každý účastník projektu může otevřít chat na konkrétní téma a upřesnit si názory ostatních. Výhoda je, že takový chat uvidí každý, kdo se projektu účastní. V případě, že se do projektu zapojí například nový zaměstnanec, může v Basecampu najít cennou historii komunikace projektu – což je něco, co mu externí chatovací aplikace nenabídne.

Schedule

Přehledný kalendář, který každému zobrazuje seznam úkolů (to-do’s) v chronologickém pořadí a kalendáři. Navíc si může každý seznam úkolů vyexportovat do Google Kalendáře, Outlooku nebo iCal formátu.

Project Activity

Celkový pohled na aktivitu projektu – jinými slovy přehled všeho, co se v projektu děje a kdo co vkládá/řeší. Od komentářů, uložených dokumentů, založených úkolů

Hlavní obrazovka projektu v Basecamp s plnými možnostmi

I když BaseCamp „prostě“ nechcete

I na to BaseCamp myslí. V 37signals pochopili, že ne každý chce hned měnit systém práce, nebo se učit s BaseCampem jen kvůli jednomu projektu. Basecamp například při práci s námi můžete používat i přesto, že se do něj nikdy nepřihlásíte. Vše, co se totiž v Basecampu děje, můžete automaticky propojit s emailovou komunikací, pokud se jí nechcete vzdát. Odpovědí na něj (a NEMAZÁNÍ zachování hlavičky a patičky) se pak fakticky do BaseCampu přidá odpověď na úkol stejně, jako když odpovídáte přímo v aplikaci Basecampu. Stačí v projektu v BaseCampu zapnout funkci ,,Email Forwards“ a je hotovo.

Několik zlatých pravidel při používání Basecampu

Během letitého používání jsme si definovali několik pravidel, které je vhodné při používání BaseCampu používat – dost možná se potkají s něčím, co budete řešit i vy.

Každý úkol musí mít přiřazený pouze 1 osoba

Basecamp umožňuje přiřadit úkol více než 1 osobě. Je to výborná metoda, jak zabrzdit projekt. Může nastat problém, kdy úkol neřeší nikdo. Popravdě řečeno bychom tuto funkci z BaseCampu nejraději vymazali. Díky API alespoň můžeme upozornit na to, když taková situace nastane. Jsme zastánci toho, že každý úkol, v nějaké fázi, řeší vždy 1 osoba, která je za něj zodpovědná (a funguje to skvěle).

Úkol bez zodpovědné osoby

Úplně to samé, jako předchozí bod. Úkolů a nápadů jde dnes vymyslet tisíce. K čemu ale jsou, když nemají určeno, kdo je má dělat? Nezapomeňte přiřadit zodpovědnou osobu.

Příliš mnoho úkolů

Aneb není dobré to s úkolováním přehnat. Stalo se nám to na počátku tvorby webů, kdy jsme chtěli mít úkol na každou pětiminutovku. Už se z toho ale léčíme a úkoly, kde zaškrtnutí ,,Hotovo“ zabere víc času, než samotná realizace, prostě dáváme jen jako poznámku.

Kdo úkol zadává, úkol ukončuje

Stává se nám poměrně často u nových klientů. V Basecampu fakticky neexistuje nic jako zadavatel, který má právo veta. Ten, kdo založí nějaký nový úkol, by jej měl také na konci uzavřít. Vezměte si příklad na obyčejném logu. ,,Zadavatel“ je v tomto případě  agentura, která klientovi zadá, aby poslal logo. To nejprve nemusí vůbec dorazit v odpovídajícím formátu (neprůhledný JPG formát, nedostatečná velikost apod). Po několika kolečkách, kdy si úkol přehazují obě strany navzájem jako úkol, pak klient po zaslání správného loga úkol ukončí. Ale zadavatel takové logo chce ještě umístit na web – pokud je úkol ukončen předčasně, naruší se „řetěz“ a drahocenný čas se pak plýtvá na dohledávání materiálů. A někdy si chce zadavatel (ať je z jakékoliv strany projektu) splnění zadání před dokončením ještě zkontrolovat.

Když se úkol vzdálí od svého původního záměru, je lepší jej rozdělit

Zažili jsme projekty, kdy se web tvořil i několik (desítek) měsíců – s přestávkami. Zaprvé je nesmírně těžké navázat na úkoly, kde v rámci 1 stránky je slitých několik zadání najednou („a ještě jsem zapomněl, toto mi tam taky dodělejte“), zadruhé je problém v takovém případě například dohledávat informace (a vracíme se zpět k emailům). Ve chvíli, kdy se z výměny jednoduchého loga začíná klubat změna celé domovské stránky, je vhodné úkol rozdělit na několik dílčích, nebo jej alespoň přejmenovat na něco relevantního.

Pikové eso – systémová integrace a Basecamp

BaseCamp také velmi hojně těží ze své masové popularity. Princip je podobný, jako mobilní operační systémy Android -vs.- Windows Mobile. Android, který v podstatě zdecimoval svět mobilních telefonů, se dnes těší maximální pozornosti vývojářů mobilních aplikací, zatímco Windows Mobile byl jako projekt ukončen. A stejně tak Basecamp se svými více jak 3.000.000 předplatiteli poskytuje cenné podhoubí pro vznik dalších a dalších aplikací, které se mohou k jeho popularitě připojit. Právě proto Basecamp poskytuje API (programovatelné rozhraní), které umožňuje externím aplikacím reagovat na téměř libovolnou akci, která se na BaseCampu odehraje. Díky externím aplikacím, nebo vlastnímu vývoji tak na základní systém můžete mít připojené specializované aplikace na měření času, ještě lepší proces z hlediska agilního vývoje (software, marketing), můžete se propojit s dalšími či dokonce konkurenčními platformami (někdo používá Slack, někdo Trello) a automaticky si vyměňovat úkoly bez zásahu lidské práce. Propojení na fakturační systémy, vývoj software, automatické zadávání ticketů týkající se problémů s webem, oprav a mnoho dalšího.

My máme Basecamp skrze API napojený například na systém nabídek, sledování času, který trávíme nad konkrétními úlohami, na fakturaci a reporting pro klienty. Čas, který tím všichni ušetří, můžeme věnovat třeba inovacím. Pokud chcete, ozvěte se a můžete se svézt na vlně toho, že máme napojení na BaseCamp API kompletně vyřešené.

Co vše se dá napojit na Basecamp?

Fakturační systémy

Libovolný fakturační systém, který má API – ať online (Fakturoid.cz, iDoklad.cz, SuperFaktura.cz, iKros, Vyfakturuj.cz, mPohoda.cz), nebo offline (Pohoda, Money S3, Abra).

Konkurenční systémy organizace práce

V rámci projektů jsme napojovali Basecamp například na Trello. Velmi jednoduše si spolu můžou povídat i systémy jako:

activeCollab, Asana, Atollon Lagoon, Concerto, Costlocker, Easy Project, Elaine MC, Freelo, Ganib, Gantter, GanttProject, Grindstone, Instant Team, Intervals, JIRA, Mariner, Microsoft Project, Microsoft Office Project Server, MindManager, Navigo3, Nestíhačka, OpenProj, Planio, People Planner, Podio, Primavera / Oracle PPM, Procesoid, ProjectLibre, Projecturf, Projektově.cz, Redmine, SIMA, Slack, Smartsheet,  TaskManager, Teamgantt, Todoist, Teamweek, Trello, Wrike

Resp. cokoliv, co má otevřené API stejně jako BaseCamp. Velmi jednoduše pak spojíte celé projektové týmy bez ztráty kytičky – nikdo ze zúčastněných pak nemusí začít používat systém druhé strany.

CRM systémy

Basecamp, ale i například Váš nový eshop postavený na WordPressu, může být velmi jednoduše spojen s téměř libovolným CRM s API:

SugarCRM, HubSport, SalesForce, Dynamics 365, Raynet, MiniCRM, InTouch CRM, IBM Marketing Cloud, OneSoft CRM, Sygnis

…a mnoho dalšího.

Propojení se vším co má API

Speciální zmínku si zaslouží napojení na projekt Zapier, který dále integruje a automatizuje napojení na více než 2000 projektů. Jen malý výběr:

Google Sheets
Gmail
Slack
Google Calendar
Twitter
Trello
Facebook Lead Ads
Google Drive
ActiveCampaign
Airtable
Facebook Pages
Typeform
Google Forms
Discord
Calendly
ClickFunnels
Gravity Forms
YouTube
Stripe
Asana
Google Contacts
Acuity Scheduling
Dropbox
Salesforce
Microsoft Outlook
WordPress
Pinterest
Shopify
Todoist
Instagram
Squarespace
Twilio
JotForm
Eventbrite
Webflow
Infusionsoft by Keap
Microsoft Excel
Evernote
Google Docs
ConvertKit
QuickBooks Online
Google Tasks
WooCommerce
Wufoo
Kajabi
LinkedIn
MailerLite
Any.do
Microsoft Office 365
Teachable
Zoom
Unbounce
Sendinblue
Podio
Toggl
ClickUp
Xero
PayPal
GitHub
Cognito Forms
SurveyMonkey
ScheduleOnce
ClickSend SMS
Klaviyo
ManyChat
Smartsheet
Leadpages
Pocket
MySQL
Thinkific
Buffer
Square
Constant Contact
PREMIUM
GoToWebinar
AWeber
OneDrive
Freshdesk
WPForms
HubSpot
Facebook Messenger
GetResponse
Netlify
Google Analytics
Google Cloud Print
Microsoft To-Do
Ninja Forms
MeisterTask
Chatwork
Streak
Things
Follow Up Boss
RD Station
Kartra
WebinarJam / EverWebinar
Drip
Ontraport
Dubsado
ShipStation
Campaign Monitor
DocuSign
CallRail
Insightly
Agile CRM
Tumblr
Formstack
OneNote
Clockify
Autopilot
Harvest
Pushover
Facebook Custom Audiences
Firebase / Firestore
Feedly
YouCanBook.Me
Mailgun
OneSignal
OmniFocus
RingCentral
SendGrid
Microsoft Teams
Freshsales
Mailparser
LionDesk
Instapage
FreshBooks Classic
Strava
Trainerize
ThriveCart
Formstack Documents
SQL Server
LiveChat
Zoho Forms
SharpSpring
Paperform
Gumroad
Google Slides
Medium
Mailjet
Help Scout
Pardot
Spotify
PostgreSQL
Livestorm
Chargebee
Mandrill
Jira Software Server
Wrike
Process Street
Mighty Networks
Coda
Miro
Patreon
Formidable Forms
Knack
Drift
Mojo
amoCRM
Reddit
eBay
Pushbullet
Box
SamCart
tawk.to
Redtail CRM
GitLab
Amazon S3
Meetup
Mautic
TextMagic
Vimeo

BaseCamp zdarma

Basecamp je jednou z aplikací, kterou jako agentura automaticky poskytujeme našim klientům. Je to přímá součást našich služeb, ať po dobu vývoje webu, během realizace obsahové strategie, nebo v rámci PPC marketingu. Pracujeme v plné verzi, kde mohou i naši klienti využívat všechny možnosti, které BaseCamp nabízí – zdarma, bez navýšení ceny. S BaseCampem u nás můžete počítat.

Trocha negativity

BaseCamp má i některé nedostatky. Největším je absence jiného jazyka, než je angličtina. Chápeme, že se jedná o aplikaci založenou v USA, samozřejmě. Na druhou stranu přiznáváme, že díky tomu není BaseCamp použitelný úplně pro každého. Přece jen, kompletní prostředí v českém jazyce by systému velmi slušelo a věřím, že by se našla spousta jedinců, kteří by těch pár stovek frází byli schopni přeložit do svého jazyka i zdarma. Bohužel, v této době nic takového není možné. Dalším neduhem může být pro někoho absence dílčích funkcí, například měření času nad projekty nebo doplňky řešící konkrétní styly práce (Kanban plachta a mnoho dalšího). Toto vše se dá ovšem do Basecampu integrovat za pár minut díky zmíněným rozšířením.

Když máte 3 miliony platících uživatelů, zřejmě si již můžete dovolit i ignorovat zpětnou vazbu od zanedbatelných zemí 🙂

Pokud dokážete tolerovat těch několik nedostatků, může se vám to mnohonásobně vrátit, stejně jako nám. Víme o adekvátních alternativách v češtině, ale žádná z nich prozatím nedokázala nahradit obrovskou popularitu za hranicemi ČR, kde je na BaseCamp zvyklá spousta lidí. Včetně například milionů vývojářů, grafiků, programátorů, překladatelů – a v případě, že některého z nich potřebujeme zapojit do projektu, není nic jednoduššího, než jej do BaseCampu přizvat. A je jedno, zda je dotyčný z Německa, Indie, nebo z USA. To je už významná přednost pro síťovou práci.

Basecamp je přirozená projektová evoluce

Basecamp není aplikace, která narozdíl od mnoha novodobých startupů a aplikací hlásá, ať zapomenete na email, Skype, Whatsappy a používáte pouze Basecemp. Není to hyper-nadčasová aplikace, která se snaží od základu změnit styl, jak kompletně máte fungovat na internetu. Díky původnímu cílení na klienty a agentury se snaží do vzájemného fungování přinést potřebný řád. A pokud vás přeci jen v nějaké fázi přestane Basecamp bavit, můžete si všech 500GB (což je velikost dat, co tam můžete mít uloženo) kdykoliv stáhnout a nahrát třeba do vlastního systému pro řízení projektů. My to zatím rozhodně neplánujeme. 🙂

Líbí se Vám tento článek?

Pokud se Vám naše články líbí, není nic lehčího, než se přihlásit k jejich odběru. Nebudeme Vás spamovat a můžete se kdykoliv odhlásit na 1 kliknutí